Wie eine Telefonkonferenz funktioniert und was Sie zum Organisieren Ihrer Telko brauchen
Eine Telefonkonferenz zu organisieren ist kinderleicht. Sie brauchen lediglich den Telefonkonferenz-Dienst von easyAudio und natürlich ein Telefon. Zusätzliches technisches Equipment ist nicht erforderlich.
1. Zugangsdaten anfordern
Sie erhalten auf dieser Webseite eine persönliche Konferenz-PIN für die Nutzung Ihres easyAudio-Konferenzraums. Die PIN wird erst in dem Augenblick für Sie generiert, in dem Sie auf den Knopf drücken. Diese PIN ist für alle Teilnehmer Ihrer Telefonkonferenz identisch.
2. Teilnehmer einladen
Nennen Sie Ihren Teilnehmern die Konferenz-PIN und die easyAudio-Telefonnummer. Die Telefonnummer ist die sogenannte „Einwahlnummer“. Die Einwahlnummer und die PIN werden auch „Zugangsdaten für die Telefonkonferenz“ genannt. Zum Start der Konferenzschaltung ist keine zusätzliche Reservierung, Anmeldung oder Buchung Ihrer Konferenz erforderlich. Der easyAudio-Konferenzraum steht Ihnen Rund um die Uhr zur Verfügung.
3. Konferenz starten
Zum vereinbarten Termin wählen alle Teilnehmer die easyAudio-Telefonnummer. Eine automatische Ansage fordert Sie dann auf, die Konferenz-PIN einzugeben. Die Eingabe der PIN erfolgt ganz einfach über die Tastatur Ihres Telefons.
Sobald sich mindestens zwei Teilnehmer eingewählt, haben startet die Telefonkonferenz. Hat sich erst ein Teilnehmer eingewählt, hört dieser eine Wartemusik, bis der zweite der Konferenz beitritt.
Bei easyAudio können bis zu 20 Teilnehmer in einer Konferenz telefonieren. Die Teilnehmer können sich mit einem Festnetztelefon oder mit einem Mobilfunktelefon (Handy) in die Konferenz einwählen.
4. Konferenz steuern
Teilnehmer können während der Telefonkonferenz folgende Funktionen ausführen. Dazu drücken Sie einfach die Tastenkombinationen auf Ihrer Telefontastatur – Die Steuerungsbefehle werden automatisch als Wählsignal über die Telefonleitung an die Konferenzplattform übermittelt.
| *0 | Aufzählen aller verfügbaren Steuerungsoptionen |
| *4 | Anpassen Lautstärke: Reguliert die eigene Lautstärke (lauter/ leiser) |
| *6 | Stumm-/ Freischalten: Schaltet die eigene Leitung stumm/ wieder frei |
| 0# | Operator-Hilfe: Ruft den Operator für individuelle Hilfe |
Diese Funktionen stehen ausschließlich dem Moderator der Konferenz zur Verfügung.
| #1 | Namen der Teilnehmer abrufen: Spielt alle aufgezeichneten Namen der Konferenzteilnehmer ab |
| #2 | Angabe Teilnehmeranzahl: Nennt die Anzahl aller Teilnehmer in der aktuellen Konferenz |
| ## | Beenden Konferenz: Sofortiges Beenden der Telefonkonferenz für alle Teilnehmer |
| *5 | Sperren/ Entsperren Konferenzraum: Verhindert Einwahl weiterer Teilnehmer in den Konferenzraum |
| *7 | Ein-/Ausschalten Präsentationsmodus: Alle Konferenzteilnehmer werden stumm/aktiv geschaltet |
Der Moderator hat außerdem die Möglichkeit, die Konferen online über eine Webkonsole zu steuern.
Der Zugriff erfolgt über das easyAudio-Kundenportal.
- Teilnehmer in einen Warteraum stellen bzw. wieder aktiv an der Konferenz teilnehmen lassen.
- Mikrofon einzelner Teilnehmer an-/ausschalten
- Präsentationsmodus: Alle Teilnehmer auf einmal stumm schalten
- Telefonverbindung einzelner Teilnehmer trennen
- Konferenzraum sperren
Loggen Sie sich einfach zum Start der Telefonkonferenz ins Kundenportal ein und klicken Sie den entsprechenden Konferenzraum an. Dort können Sie dann die Konferenz bequem online steuern.
Die Telko ist beendet, wenn alle Teilnehmer aufgelegt haben.
Bitte beachten Sie: Die PIN für die Sofort-Konferenz ist nur 72 Stunden gültig. In dieser Zeit können Sie beliebig viele Konferenzen abhalten.
Selbstverständlich können Sie auf der Webseite jederzeit eine neue PIN anfordern. Oder Sie nutzen gleich die Vorteile eines festen Konferenzraums.
